Инструкция по работе с обращениями граждан

в Судебном участке  мирового судьи

Промышленного района г. Оренбурга

Общие положения

1. Работа с обращениями граждан - отдельное направление деятельности судебного участка мирового судьи, призванное обеспечить защиту конституционных прав, свобод и законных интересов граждан.

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации",  иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации и регламентирует порядок работы с устными и письменными обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, юридических, должностных и других лиц, их представителей, коллективов предприятий, учреждений, общественных организаций

3. Установленный настоящей Инструкцией порядок работы приемной судебного участка мирового судьи (далее- Приёмная) распространяется на все обращения граждан, поступившие в судебный участок, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

4. Обращения граждан, поступившие в судебный участок  мирового судьи по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

5. Обращения граждан о противоправных деяниях, совершенных сотрудниками судебного участка, рассматриваются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией. Если при проведении служебной проверки в действиях сотрудника судебного участка мирового судьи   обнаружены признаки состава преступления, обращение и материалы проверки по нему направляются в органы прокуратуры для принятия решения в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

6. Обращения граждан, содержащие исковые заявления, а также другие обращения из государственных органов, связанные с рассмотрением гражданских исков, регистрируются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, и рассматриваются в соответствии с гражданским процессуальным законодательством Российской Федерации.

7. Обращения, касающиеся непосредственно процессуальных вопросов по уголовным делам, регистрируются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, и рассматриваются в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

8. При рассмотрении обращения гражданина не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

9. Делопроизводство по обращениям граждан в приемную   осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения.

Регистрация и учет письменных обращений граждан

10. Все поступившие в Приемную  письменные обращения обязательно регистрируются и учитываются подразделением делопроизводства в течение трех дней с момента их поступления.

11. Письменные обращения, представленные в Приемную   непосредственно автором или лицом, представляющим его интересы, принимаются и регистрируются в рабочие часы работы приемной суда. Помощник мирового судьи оформляет талон-уведомление,  выдает его автору обращения или лицу, представляющему его интересы. Все обращения, поступившие в Приемную  в этот же день (или ближайший рабочий день)   передаются в отдел делопроизводства  суда,  регистрируются, учитываются, рассматриваются в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией. В учетной форме Приемной  помощником мирового судьи  делается отметка о регистрационном номере и дате регистрации обращения в отделе  делопроизводства судебного участка.

12. При регистрации обращения на лицевой стороне первого листа указывается дата поступления и регистрационный номер. Если обращение поступило из организации, то указанные реквизиты проставляются на сопроводительном письме.

13. Учет обращений осуществляется при помощи карточек учета письменных обращений (приложение N 3) или журнала учета письменных обращений граждан (приложение N 4), либо автоматизированной информационной системы. Картотека или журнал учета письменных обращений оформляются, ведутся и хранятся в соответствии с правилами делопроизводства.

14. При ведении картотечного или журнального учета после  порядкового номера проставляется  первая буква фамилии автора обращения, фамилия  помощника мирового судьи. (например, 26/В- Воробьева).

15. Обращение гражданина, поступившее в Приемную с сопроводительным документом от должностного лица государственного органа или органа местного самоуправления, учитывается по фамилии гражданина и фамилии должностного лица, направившего обращение.

16. В ходе рассмотрения обращения вся переписка по нему, в том числе при движении обращения внутри судебного участка, осуществляется за одним номером, присвоенным ему при регистрации. В учетные формы вносятся соответствующие сведения.

17. Журнал учета письменных обращений граждан делится на разделы, каждый из которых соответствует определенной букве алфавита - первой букве фамилии автора обращения (алфавитный журнал).

18. Журнал заполняются четко и разборчиво. Записи производятся ручкой, без сокращений. Исправления не допускаются. Ошибочные записи зачеркиваются и удостоверяются подписью  сотрудника судебного участка.

19. При использовании автоматизированной информационной системы обращения регистрируются в хронологическом порядке.

20. Автоматизированная информационная система должна обеспечивать проверку обращений на повторность, надежное хранение не менее пяти лет всех без исключения сведений об обращениях,  а также подсчет и обобщение статистических данных.

21. Сведения о сути обращения и результатах его разрешения, внесенные в учетные формы, должны быть конкретными и носить информативный характер.

22. Коллективное обращение, то есть обращение, подписанное двумя и более авторами, а также бесфамильное обращение, поступившее от имени администрации предприятия или общественной организации конкретного предприятия, учреждения (заведения), регистрируется в общем порядке, в учетные формы вносятся первые две-три разборчиво указанные фамилии, первой указывается фамилия того автора, в адрес которого просят направить ответ. Учет производится по его фамилии. В учетных формах в графе "Примечание" проставляется отметка "коллективное" и указывается общее количество обратившихся граждан. Бесфамильные коллективные обращения регистрируются по названию организации, предприятия, учреждения (заведения), откуда они поступили.

23. Аналогичное обращение, то есть второе (и последующее) обращение гражданина по одному и тому же вопросу при условии, что срок рассмотрения первого обращения еще не истек, в том числе копия обращения этого гражданина, поступившая из другого государственного органа или органа местного самоуправления, регистрируется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, и приобщается (направляется исполнителю) к материалам первого обращения. В учетные формы вносятся только сведения об авторе обращения, откуда оно поступило, а в графе "Примечание" указывается: "аналогичное к N__ от_____20__г.".

24. Анонимные обращения, то есть письменные обращения, в которых не указаны фамилия автора и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, регистрируются и учитываются в отдельной группе карточек учета письменных обращений или в отдельном разделе журнала учета письменных обращений, а при использовании автоматизированной информационной системы - под индексом "ан" (например, ан-45), рассматриваются мировым судьей и списываются в накопительное дело с материалами по обращениям граждан. Ответ по анонимным обращениям не дается.

Анонимные обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, подлежат направлению в подразделение системы МВД России или другой государственный орган в соответствии с их компетенцией, о чем в учетных формах делается соответствующая отметка.

25. Обращения, некорректные по содержанию, то есть,  в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, или обращения, некорректные по изложению, то есть лишенные логики и смысла, а также,  текст которых не поддается прочтению, регистрируются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

26. Для приема обращений в форме электронных сообщений (Интернет-обращений) применяется программное обеспечение, предусматривающее обязательное заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями. Интернет-обращение распечатывается, дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Личный прием граждан

27. Прием граждан ведется в порядке очередности. Допускается осуществление приема граждан по предварительной записи.

28. Граждане, имеющие льготы и преимущества, установленные законодательством Российской Федерации, принимаются вне очереди. Иногородние посетители во всех случаях принимаются в день обращения.

29. Помощник мирового судьи для обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов, может привлекать к их рассмотрению мирового судью, работника судебного участка  или получать у них консультации.

30. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

31. Содержание устного обращения заносится в журнал личного приема гражданина (приложение N 6).

32. Основными сведениями об осуществлении приема, подлежащими обязательному учету, являются:

-  Дата и время приема.

-  Фамилия, имя, отчество посетителя, его адрес регистрации, адрес фактического проживания.

-  Краткое содержание устного обращения.

-  Фамилия должностного лица, осуществившего прием.

-   Сведения о результатах приема.

-  В журнале  личного приема гражданина должна быть предусмотрена графа "Примечание" для внесения при необходимости дополнительных сведений, имеющих принципиальное значение.

33. Сведения о сути устного обращения и результатах приема, внесенные в журнал  личного приема гражданина, должны быть конкретными и носить информативный характер.

34. Журнал оформляется  в соответствии с правилами делопроизводства.

35. Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале  личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных вопросов в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

36. Если разрешение вопроса, с которым обратился посетитель, не входит в компетенцию мирового судьи,  ему разъясняется, куда и в каком порядке следует обратиться.

37. Помощник мирового судьи,  в пределах своей компетенции, руководствуясь Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами  Российской Федерации принимает   письменное обращение, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема, порядок и срок ее рассмотрения. Если посетитель по каким-либо причинам не может самостоятельно в письменной форме изложить суть своего обращения, оказать ему в этом необходимую помощь.

38. Принятое в ходе приема письменное обращение регистрируется, учитывается и рассматривается в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.  Посетителю по его просьбе сообщается регистрационный номер и исполнитель обращения.

39 Сообщения о происшествиях немедленно передаются в соответствующие подразделения системы МВД России.

Организация работы с обращениями граждан

40. Письменные и устные обращения граждан, а также содержащиеся в них критические замечания должны систематически анализироваться и обобщаться в целях своевременного выявления причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы суда. Особое внимание должно быть обращено на устранение причин, вызывающих повторные и коллективные жалобы, а также вынуждающих граждан обращаться в редакции средств массовой информации по вопросам, которые могут и должны разрешаться в судебном участке мирового судьи.

41. Мероприятия по анализу и контролю состояния работы с обращениями граждан в Приемную  должны осуществляться планово и систематически обсуждаться на оперативных совещаниях коллектива судебного участка. Для  дальнейшего использования в служебной деятельности не реже чем один раз в полугодие составляется справка, обзор или информационное письмо с конкретными предложениями по дальнейшему совершенствованию организации работы с обращениями граждан.